Asistimos a tantas reuniones todos los días, y si la mayoría de ellos se sienten como una pérdida de tiempo para usted, ¡usted no es el único! Así es como aprendí a hacer reuniones más eficientes y productivas.
1. ¡Haz circular tu ATA por adelantado! Agenda, tiempo límite, puntos de acción.
La mente humana es un vagabundo! A menudo nos dejamos llevar por nuevas ideas de vez en cuando y terminamos dándonos cuenta de que no surgió mucho de la reunión. Eso invita a otra reunión y continúa sin tener ningún plan de acción como resultado. Tener estas 3 cosas en su lugar permitirá que tus conversaciones permanezcan enfocadas.
Comparta en el correo electrónico, envíe un mensaje de estas 3 cosas y revíselas al final de la reunión
- Agenda: donde todos compartan sus pensamientos directamente y de forma directa.
- Tiempo de vida: es importante atenerse a él para respetar el horario de los demás.
- Plan de acción: anote los planes de acción y circule quién es responsable de qué, y anuncíelo en la reunión.
Es importante transmitir un mensaje de que la reunión fue productiva y que las cosas han sucedido en los últimos 30 a 60 minutos. Verás automáticamente su nivel de motivación y nivel de compromiso subiendo.
2. Haga su tarea de antemano e invite a todos a hacerlo.
Comparta todos los materiales requeridos, los documentos por adelantado con todos (si la reunión es muy importante) o dé 5 minutos antes de la reunión para que todos puedan reflexionar sobre las declaraciones de problemas o la agenda de la reunión. Ya que ahora todos pueden ver a los demás pensar, otros también lo harán para que no se queden atrás (¡Sí, la cosa FOMO existe!)
3. Indique su propósito al principio de la reunión
Ahora que todos han hecho su tarea y están preparados de antemano, los pensamientos ahora serían más nítidos. Comience expresando exactamente lo que tiene en mente e invite a todos a compartir su PoV por adelantado en lugar de esperar a que llegue el momento adecuado. Sea directo, honesto y directo, pero de una manera educada, tranquila y cortés. Descubrí que esta es la mejor manera de sacar el máximo provecho de las conversaciones o reuniones grupales.
4. Crea un ambiente de apertura y escucha a todos con cuidado.
Ahora que sabe cómo abrir una reunión con éxito, aquí le explicamos cómo puede continuar.
A menudo entramos en una reunión con pensamientos y sentimientos sin ninguna nota de inicio clara. Por lo tanto, cometemos errores o intentamos sin querer comunicar esas ideas a través de gestos, expresiones faciales, retóricas o lenguaje corporal. Esto puede resultar en permitirnos imponer una visión de superioridad y disminuir los intereses de los demás en contribuir. Todos deben hablar desde su punto de vista y usar los pronombres personales “I” y no “usted”. por ejemplo: en lugar de decir: estás equivocado ”, podrías decir“ no estoy de acuerdo contigo ”
5. Usa las palabras correctas – ¡Sí! Ellos importan mucho
Escuchar con atención es una parte importante de tener una reunión productiva. Pero eso no es todo, responder adecuadamente también es crucial para llevar la conversación al siguiente nivel.
No desea que su respuesta bloquee más discusiones: un error que las personas cometen con bastante frecuencia, lo que a veces conduce a problemas del ego en lugar de trabajar para resolver el problema principal. Esencialmente, debe encontrar el equilibrio adecuado entre hacer que todos se sientan cómodos y dejar sus puntos muy claros. Sí, ayuda a prestar atención a la estructura de la oración y el lenguaje.
“Baje la velocidad, escuche a sí mismo y luego piense en voz alta”
6. Haga la Revisión y escuche los comentarios al final!
Es útil realizar un control de calidad al final de la reunión para verificar el impacto de los pensamientos y las soluciones analizadas. Debe asegurarse de que sus ideas se hayan comprendido por completo y de que todos estén contentos con la reunión. Las reuniones productivas pasan de tener el coraje de declarar abiertamente lo que se quiere de entonces.