¿Por qué algunas personas prefieren programar las listas de tareas pendientes y cuál es una manera fácil de usarlas?

Answer 1

Esta es una buena observación.

Hemos dominado bastante bien el conseguir que la mayoría de las personas usen un calendario para las citas. Comienza en la escuela secundaria y continúa como un nuevo requisito para la vida adulta en los países occidentales. En el camino, elaboramos las mejores prácticas y los hábitos correctos para usar bien los calendarios.

Sin embargo, no hemos desarrollado las mismas prácticas recomendadas para las listas de tareas pendientes ni hemos incorporado hábitos generalizados y buenas expectativas para el uso de las listas.

Por lo tanto, algunas personas (¡la mayoría!) Prefieren programar sobre listas de tareas pendientes. Es territorio cultural familiar.

No creo que haya una forma de explotar este desequilibrio, aparte de nombrarlo y tratar de ayudar a las personas a crear, curar y participar con buenas listas de sus compromisos, tal como lo hacen para el calendario (que es simplemente un tipo de la lista ordenada).

Lo que me interesa es que la gente olvida lo desesperada que estaban con los calendarios y los diarios cuando empezaron a usarlos. ¿Alguna vez regresó y miró un calendario / programador que usó en la escuela secundaria? Muchas personas se estremecerían ante sus torpes primeros esfuerzos.

Olvidamos que se necesitan de cinco a diez años para que la programación y los calendarios sean una ayuda perfecta para la productividad. Probablemente, comencemos alrededor de los 14 años y esperamos que se resuelva para el 25. A partir de ese momento, se siente “natural”, pero olvidamos que durante muchos años no fue en absoluto “natural”.

Por lo tanto, debemos darnos de 5 a 10 años para que podamos utilizar las listas de tareas de forma inteligente y eficaz. Siempre obtendremos ganancias de productividad inmediatamente al usar las listas de tareas pendientes, pero se requiere una mayor persistencia para que se sientan tan “naturales” como la programación. También hay una gama de mejores prácticas con listas que algo así como “Getting Things Done” descubre.

Answer 2

¿Sabe que según el sitio web iDone, este 41% de los elementos de tareas pendientes nunca se completan?

Sin duda la mayoría de nosotros podemos relacionarnos con esta estadística.

Tengo una relación de odio de amor con mi lista de tareas pendientes. Algunos días estoy escribiendo todo lo que tengo que hacer. El otro día, cuando un amigo me preguntó si estaba ocupado, respondí con “Tengo 68 cosas en mi lista”. “Muéstrame”, dijo. “La mitad de estos son basura”.

Para aquellos de nosotros que estamos acostumbrados a mantener listas de tareas pendientes que continuamente les agregamos, pasamos más tiempo revisándolos, clasificando, priorizando y eliminando los que desde entonces se han vuelto irrelevantes.

Pero hay un problema fundamental con las listas de tareas pendientes, que estoy seguro de que muchos de ustedes han experimentado.

¿Cuáles son las prioridades? Cuando escribe su lista, simplemente va de una tarea a otra, sin distinguir entre los elementos que pueden tardar unos minutos y los que pueden durar más de una hora.

Luego, cuando recorres tu lista para decidir cuál hacer a continuación, indudablemente escoges las rápidas para ganar fácilmente. No es lo que podría ser más importante.

Piense en este 41% de los elementos de la lista de tareas pendientes que nunca se completan.

Mi lista de tareas estaba tan llena que estaba agregando estrés, no ayudando a eliminarlo. ¿De qué sirve tu lista de tareas cuando tienes miedo de mirarla? Eventualmente, volverá a caer en sus viejos hábitos de no usar uno. Esto se denomina efecto Zeigarnik, que es un término psicológico basado en estudios que muestran que los objetivos inacabados causan pensamientos intrusivos e incontrolados.

¿Repasa su lista todas las noches antes de la mañana siguiente y coloca un 1, 2 y 3 junto a ellos en orden de prioridad?

¿Crees que algunas de las personas más productivas del mundo se sientan con sus tareas diarias todos los días y las cuentan por prioridad? Yo tampoco lo creo.

Ahora estoy siguiendo una sugerencia de Kevin Kruse y esa sugerencia está programada. Pon todo lo que necesitas hacer en tu calendario, físico o digital.

Aquí hay un ejemplo de cómo estoy administrando actualmente mis tareas pendientes:

• A lo largo del día estaré haciendo un seguimiento de todo en mi cuaderno.

• alguien a quien llamar
• una reunión
• algo que pagar

Cuando tengo unos minutos libres, reviso mi cuaderno y agrego lo que es apropiado para mi calendario

• Lunes 10 am llamar al cliente de vuelta
• Martes 2pm pago proveedor
• Hoy a las 7pm sacan leche de camino a casa.
• Viernes 11h. Orden de nueva empresa papelería.

Comience a programar su día en bloques de 15 o 30 minutos. Dale unos días y te sorprenderás de cuánto más podrás hacer.

Una vez que empieces a poner tus tareas pendientes en tu horario, obtendrás mucho más control sobre ellas. Comenzarás a separarlos en días y horas apropiados. Un vistazo rápido a cualquier etapa le permitirá saber lo que está pasando.

1. Bloqueo de tiempo para todo lo que es importante para usted. ¿Por qué estás pasando las primeras horas de cada día leyendo correos electrónicos? Si tiene una tarea que es su objetivo, póngala en su calendario y dele el tiempo que se merece.
2. Para mí, y cada persona es diferente, programo mis tareas más importantes a primera hora de la mañana. Mark Twain tiene una excelente cita: “Come una rana viva a primera hora de la mañana y nada peor te pasará por el resto del día”. Y tiene razón. Piense en cuánto espacio para la cabeza tendría si hiciera sus tareas más importantes o difíciles a primera hora todos los días. Pruébalo, realmente abre tu día a la creatividad y a hacer más cosas.
3. Otra gran cosa acerca de tener tus tareas pendientes en tu calendario es que, en lugar de cancelarlas o dejarlas en la página anterior, puedes reprogramarlas para otro momento. ¿No tuvo tiempo de llamar a su cliente hoy? No hay problema, muévete a mañana o al día siguiente cuando tengas tiempo.
4. ¿Cuándo fue la última vez que canceló una cita médica? No muy seguido. Debe comenzar a tratar lo que está en su calendario como una cita con el médico.
5. Cuando comienzas a trabajar desde tu calendario en lugar de tu tarea pendiente, decir no es más fácil. Las personas que lo llaman al azar, miran su agenda y dicen NO.

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Tony Staunton es un fundador de la compañía, ávido lector y escritor. Él ha creado un curso de productividad de mayor venta para ayudarlo a hacer más:

Cómo duplicar tu productividad sin perder tu mente

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Tony Staunton (@tstaunton) | Gorjeo

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Answer 3

Planificación, programación, listas de tareas pendientes: todo esto ayuda a mantener el enfoque y ser más productivos. Más que eso, visualiza sus tareas y objetivos, lo que le da un beneficio para llevar a cabo las tareas. Da sensación de estar en el proceso, vivir y controlar.

Para mí, la forma más fácil de administrar las tareas pendientes es priorizar. Todas las tareas en mi plato tienen su valor, importancia y urgencia. La pregunta principal que me hago todos los días mientras comienzo a trabajar: “¿Cuál es la tarea más importante que debo realizar?” Y sé que mi enfoque debe vivir aquí.

Le recomendaría que probara La primera aplicación de administración de tareas enfocada en resultados, no en listas de tareas pendientes. Con esta aplicación podrás enfocarte en lo que es importante. Es simple, hermoso y elegante. No hay curva de aprendizaje, ni funciones adicionales, y nada que te distraiga.

Answer 4

Porque algunas personas son eficientes en el tiempo y otras son dependientes de la tarea.

Si alguien tiene una lista de cosas que hacer en un día, a menudo es más fácil para ellos abordar cada elemento, uno a la vez, sin importar cuánto demore. A menudo, muchos elementos de una lista de “Tareas pendientes” se transfieren al día siguiente, a veces de forma indefinida.

Aquellos que programan de acuerdo con el tiempo, no necesariamente hacen más, pero saben más precisamente lo que no sucedió.

Mi jefe solía “agregar” cosas en mi lista de tareas, porque había cosas que quería que hiciera. Le expliqué que no funciona de esa manera, y que no le permitieron tocar mi lista.

Por supuesto, sus prioridades eran las primeras, independientemente de cualquier lista.