Comencemos reconociendo que las reuniones pueden ser muy aburridas a veces y que a menudo preferimos hacer algo más que quedar atrapados en una reunión interminable.
Aquí hay algunos consejos que pueden salvarlo de las malas reuniones:
1. Celebrar menos reuniones.
¿Estás seguro de que es importante interrumpir a todos en su trabajo para decirles lo que tienes que decir cara a cara? Si lo que tiene que decir se puede transmitir a través de un correo electrónico, debería considerar enviar ese correo electrónico y ahorrarles a todos el tiempo y el estrés. O, si el problema es acuciante y requiere una respuesta inmediata, piense en utilizar un software de comunicación en equipo que permita a otros responder de manera instantánea sin salir de sus propias oficinas.
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2. Respeta el tiempo de las personas.
Cuando esté celebrando reuniones, evite penalizar a los que llegaron a tiempo esperando a los que llegan tarde. Una de las cosas que todos odian de las reuniones es que nunca comienzan a tiempo. Todos estamos preparados para pasar los primeros 15 minutos (en el mejor de los casos) esperando a que todos lleguen, configurando el proyector y otras cosas inútiles que simplemente están comiendo nuestro tiempo. A nadie le gusta perder el suyo esperando a otros, así que si sigue retrasando las reuniones esperando a que lleguen todos, más y más personas comenzarán a llegar más tarde para que no tengan que esperar a los demás. Deje en claro desde el principio que todas sus reuniones comenzarán justo a tiempo y que no tolerará el retraso.
3. Elige el momento adecuado
Ya sabes que todos odian los lunes, así que no tiene sentido decirte por qué no debes comenzar la semana con una reunión. Sin embargo, puede sentirse tentado a tener una reunión semanal el viernes, ya que es el final de la semana y puede parecer el momento adecuado para discutir y analizar los resultados de una semana laboral. No lo hagas Especialmente si tienes problemas para mantener a la gente enfocada. El viernes es el día de la semana que la mayoría de los empleados consideran un fin de semana. Nadie tiene ganas de trabajar cuando todo lo que pueden pensar es en sus planes de playa, la visita de sus amigos o el juego de tronos viendo cómo se quedan en su casa. En realidad, el mejor día de la semana para organizar reuniones es el martes. [1]
Al implementar estas estrategias simples, los miembros de su equipo dejarán de ver las reuniones como una trampa de tiempo y comenzarán a concentrarse más. ¡Buena suerte!
Notas al pie
[1] La guía definitiva para organizar, preparar, ejecutar y cortar reuniones