Hay algunas plantillas que uno puede adoptar para escribir un correo electrónico cortésmente. Tenga en cuenta que, aparte de en casos de malicia u oprobio deliberados, el contenido de un correo electrónico generalmente no se interpretará como ofensivo o descortés.
Hay dos categorías principales de correo electrónico personal, correo electrónico comercial (formal) y amistoso (informal). Hay varias distinciones sutiles entre los dos, tanto en estilo como en gramática y puntuación. Estilísticamente, los correos electrónicos comerciales se redactarán en un lenguaje conciso pero sofisticado, con poco uso de dispositivos retóricos o metáforas en el proceso de composición. Dado que el propósito principal de un correo electrónico comercial es solicitar, invitar o comunicarse con un individuo en un entorno profesional, uno debe abstenerse de incluir declaraciones que sean ambiguas, gramaticalmente incorrectas de acuerdo con las reglas del inglés escrito estándar, o de otra manera interpretado como poco claro o poco profesional. Las cartas amistosas deben ser razonablemente convincentes, pero la falta del decoro característico de las situaciones profesionales permite que las cartas amigas cuenten con mayor libertad en la selección de vocabulario y frases que en las cartas comerciales. Mientras que las cartas comerciales de contenido se componen de acuerdo con las máximas de una etiqueta rígida, el contenido de las cartas amigas se compone de acuerdo con la relación del autor del correo electrónico con el destinatario.
Además, varias discrepancias en la mecánica distinguen los dos tipos de letra. En una carta comercial, el saludo (el saludo de la carta seguido del nombre del destinatario) va seguido de dos puntos (:), mientras que el saludo de una carta amistosa va seguido de una coma (,). En una carta comercial, el título de la persona (si se conoce el género o la profesión) debe incluirse antes del nombre completo de la persona (es decir, Estimado Sr. John Smith:) . Si el destinatario de la carta comercial es conocido por el remitente y se le conoce comúnmente por su primer nombre, entonces es aceptable escribir únicamente el primer nombre de la persona en lugar de un título y apellido (es decir, Querido John:) . Una carta amistosa permite alteraciones en el saludo, como la sustitución de un saludo diferente (por ejemplo , a, o simplemente el nombre del individuo) en lugar de querido. El cierre (final) de ambos tipos de letras está marcado con una coma (por ejemplo , Atentamente, Rachel Smith). Ya que su objetivo es escribir un correo electrónico informal, no necesita cumplir con ninguna de las fórmulas especificadas anteriormente, pero es imperativo que su carta se adhiera a los estándares adecuados de puntuación, gramática y estilo para que la lea y disfrute adecuadamente el recipiente.
Aquí hay una carta amistosa de muestra.
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Querido John,
Fue un placer conocerte en la biblioteca el sábado. Nunca supe que eras tan erudito en historia y literatura. Nuestra discusión sobre los efectos de la Guerra Civil Americana en la poesía estadounidense fue realmente esclarecedora y me brindó una nueva perspectiva sobre la experiencia única de los autores en tiempos de conflicto, una perspectiva que a menudo es ignorada por el público. Su donación del Carácter y Opinión de George Santayana en los Estados Unidos es muy apreciada. ¡No puedo esperar para leerla! Sería genial que nos encontremos de nuevo si no está ocupado de otra manera.
Gracias,
Georgia
Aquí hay una carta de negocios de muestra:
Estimado Sr. John Smith :
Su excelente ética de servicio durante su tiempo como empleado de Medical Supplies, Ltd. no ha pasado desapercibida. Nos gustaría expresar nuestro más sincero agradecimiento elevando su salario de su nivel actual de $ 150,000 por año a $ 175,000 por año. Además, es un placer para nosotros invitarlo a nuestro Baile de Inversores anual en el Metropolitan Opera el 12 de enero de 2017. Gracias por su servicio ejemplar.
Sinceramente,
Richard D’Souza, Director de Recursos Humanos
Suministros médicos, Ltd.
1000 Main Street
Excelsior, Minnesota
Aquí hay un enlace para más información sobre cartas comerciales.
Cartas comerciales básicas
Se puede encontrar información adicional sobre cartas amigas a través del siguiente enlace.
Cómo escribir una carta amistosa