Si hubiera un “Manifiesto de reunión” universal con respecto a las reuniones en vivo, ¿en qué consistiría?

Answer 1

Explorará y agotará todos los demás canales de comunicación antes de elegir reunirse en persona, incluyendo, entre otros, una comunicación en persona, una llamada telefónica o un chat de mensajería instantánea. Una excepción: conocer a alguien por primera vez para ponerle una cara al nombre.

Limitará a los participantes de la reunión a aquellos que ya están directamente involucrados o que pueden proporcionar una perspectiva única y valiosa.

Evite programar reuniones a veces con alta probabilidad de tener una persona clave ausente (por ejemplo, a las 5:00 pm el viernes de un fin de semana largo) a menos que la reunión sea urgente

Establecerá una agenda clara, un conjunto de objetivos y elementos específicos de seguimiento deseados para cada reunión.

Use las reuniones como una herramienta para comunicar un mensaje de manera efectiva, para profundizar una relación o para crear oportunidades para un diálogo abierto que no funciona bien en otros foros. Se aclaran cuáles son cuáles.

Todas las reuniones tendrán una fecha clara de inicio y finalización y se mantendrán en ambas. Puntos de bonificación por terminar temprano.

Estará atento al presentar folletos o presentaciones en una reunión. A menos que haya muchos detalles específicos que mejorarán significativamente la conversación, los mazos deben mantenerse entre 5 y 10 páginas.

Las reuniones deben durar de 30 minutos a 1 hora. Si un tema no puede ser cubierto o resuelto dentro de ese tiempo, debe dividirse en reuniones diferentes y más enfocadas o trasladarse a un entorno de tipo externo.

Las reuniones que no son urgentes pero que ocurren con frecuencia deben realizarse en un momento recurrente para minimizar los conflictos de programación.

Al programar, sugiera algunas veces que funcionen en el correo electrónico inicial y solicite la reunión como punto de partida.

Los participantes estarán presentes. Mantendrán sus teléfonos celulares en silencio / apagado a menos que estén esperando una llamada / correo electrónico / texto urgente. Las computadoras deben estar apagadas a menos que se utilicen para tomar notas / productos de demostración / conducir la presentación de diapositivas.

Answer 2

Un manifiesto de reunión universal se centraría en honrar la hora de los participantes de la reunión e incluiría estos seis elementos:

• Conocer y compartir objetivos y agenda de antemano.
• Comienzo a tiempo
• Distribuir roles clave
• Transmitir el enfoque de toma de decisiones
• Cortar distracciones
• Concluir bien

1. Conocer y compartir objetivos y agenda de antemano.
Determine y transmita el objetivo de la reunión antes de que comience para que las personas puedan prepararse. Es terrible cuando el organizador de la reunión sorprende a todos en la reunión con un anuncio importante, por ejemplo, “Necesitamos eliminar el 70% de la funcionalidad del producto para que se envíe este próximo mes. ¿Qué debemos cortar?” Establezca y comunique la agenda según las prioridades principales para mantener la reunión enfocada.

2. Comience a tiempo
Comience a tiempo independientemente de quién esté allí para establecer un tono puntual. He escuchado historias de Kevin Compton (el legendario socio de Kleiner Perkins & Radar) diciendo a muchas personas importantes algo como “reservo una hora para esta reunión. Nos quedan cuarenta minutos”. Ya nadie llega tarde para encontrarse con Kevin.

3. Distribuir roles clave
No hagas que una persona haga todo:
a) facilitar la conversación (por ejemplo, incluyendo a todos)
b) hacer un seguimiento del tiempo
c) tomar apuntes, etc.
Hacer todo apesta y es difícil hacerlo bien. La distribución de roles ayuda a reducir las distracciones (ver 5 a continuación) y aumenta la apropiación de un resultado productivo.

4. Transmitir el enfoque de toma de decisiones
Hazles saber a los asistentes si …
a) estás buscando retroalimentación a pesar de que vas a tomar la decisión
b) estamos votando para decidir
c) necesitamos llegar a un consenso
Las expectativas incorrectas sobre cómo se tomará la decisión pueden hacer que las personas se sientan confundidas o peor, desilusionadas.

5. Recorte las distracciones
A menos que haya una emergencia cercana, no haya correos electrónicos, mensajes de texto, etc. durante la reunión, a menos que sea relevante para los objetivos de la reunión. Las distracciones reducen la colaboración, amortiguan el impulso y aumentan la duración de las reuniones.

6. Concluye bien
Aclare qué decisiones se tomaron, quién debe hacer qué y cuándo, y obtenga un minuto de comentarios sobre la reunión. La retroalimentación en vivo como un ritual alienta al organizador de la reunión a prepararse bien, le da a todos los consejos sobre cómo llevar a cabo mejores reuniones y aumenta la responsabilidad de los asistentes para garantizar que la reunión salga bien.