Si inicia la llamada entonces:
- Esté preparado con notas / documentos / referencias / agenda (puntos a cubrir) / tome notas si es necesario
- Averigüe si la otra persona está en posición de atender su llamada libremente (la persona no debe estar en una reunión o conduciendo o en una visita social o fuera de la ciudad o no tener acceso a los detalles, etc.)
- Describe el propósito de la llamada antes de entrar en detalles. Esto permitirá que la otra parte se sintonice mentalmente con el área de enfoque de la llamada.
- Si llama a la persona con frecuencia, tome nota de su hora preferida de llamada y llame a esa hora.
- Verifique con la persona si prefiere que lo llamen a la línea fija o al móvil y actúe según lo informado.
Si recibe una llamada:
- No se ponga nervioso si la persona que llama tiene un rango mucho más alto que usted. Requieren la información que solo usted puede proporcionar y, por lo tanto, recibirá la llamada.
- Siempre esté preparado con lápiz y papel para anotar los puntos clave / instrucciones / acción a realizar. Si no tiene lápiz y papel, tome notas mentales y, poco después de la llamada, anote rápidamente los puntos clave.
- Si no puede ayudar a la parte que lo llama, ayúdenos y transmita la llamada o sugiera el nombre y los datos de contacto de la persona que cree que puede ayudar. Si no tiene ni idea, sea respetuosamente directo y exprese su incapacidad para ayudar.
En todos los casos:
- Visualiza la fiesta al otro lado.
- Habla con confianza y habla despacio.
- Sea educado, educado y agradable en la llamada.
- Presta atención y no dejes que otra llamada o persona te interrumpa. Si hay una interrupción inevitable (como un super jefe que lo llama en otra línea), diga amablemente a la otra parte que devolverá la llamada o pídale que se quede un minuto o dos.
- Tenga en cuenta que su actitud hacia la otra parte siempre se reflejará en el tono, la voz, la velocidad del habla, la elección de palabras y las pausas en su habla. Por lo tanto, siempre tenga una actitud positiva hacia cualquier persona a quien llame o que reciba.
- No seas ruidoso en el teléfono. Tenga en cuenta que muy a menudo, si no puede escuchar a la otra parte de manera subconsciente, tendemos a elevar nuestra voz.
- Tenga en cuenta que ‘los muros tienen orejas’, así que tenga cuidado al hablar. No hay críticas, malas palabras, malas palabras, chismes, noticias de la vid de uva, la información confidencial se debe hablar por teléfono.
- Utilice su discreción sobre la duración de la llamada. Algunas personas nunca cuelgan y algunos de nosotros damos explicaciones largas por teléfono.
- Mantén tu palabra; ya sea su compromiso de devolver una llamada o enviar alguna información o mantener a otra persona informada.
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