¿Qué secretos pueden compartir los asistentes administrativos para ser más asertivos y evitar que la gente descargue cosas en su escritorio?

Answer 1

Esto depende en gran medida de cómo se estructura su posición.

¿Reporta a una o más personas específicas o es usted apoyo administrativo general para toda la oficina?

Responderé como se aplica a mi posición particular. Apoyo a tres ejecutivos de alto poder, generalmente de forma remota porque viajan constantemente y ninguno de ellos vive en mi ciudad.

Cualquier cosa que me pidan es mi primera prioridad. Tengo que asegurarme de que sus viajes, calendarios, gastos y todo lo demás esté en perfecto orden en todo momento.

A menudo sus secuaces me piden que haga cosas por ellos. Los minions están en mi oficina más a menudo y pueden pasar por mi escritorio y pedirme que escanee algo en busca de ellos, o que investiguen un poco, o que saquen una lista de correo, o algo de FedEx.

Si tengo el tiempo y la capacidad, estoy feliz de hacer estas cosas. Soy un jugador de equipo y todos estamos en el mismo equipo.

Sin embargo, si estoy en medio de algo para uno de mis Socios y sé que no tengo tiempo, no tengo ningún problema en decirle eso al siervo.

Soy lo más educado posible. “Sabes, John, siempre estoy dispuesto a ayudarte cuando puedo. En este momento, sin embargo, estoy trabajando en algo para y me llevará el resto del día. Lo siento, no puedo hacerlo esta vez “.

Decir que no es firme y cortés sin sentirse culpable es una habilidad adquirida. Me tomó años poder hacerlo.

También es necesario si quieres ser un profesional administrativo exitoso.

Observe las funciones esenciales de su trabajo : ¿cuáles son las tareas que debe realizar y que son solo suyas y no se realizarán si no las realiza?

Estas son tus primeras prioridades, siempre.

Una vez que los tiene bajo control, tiene la capacidad de ayudar con otras tareas según lo solicitado.

En lo que respecta a hablar en tono grosero … a veces así es como se comunica la otra persona y no es personal. Si esa es solo su personalidad y tratan a todos de la misma manera, me encogí de hombros. No es sobre mí.

Si alguien es descaradamente grosero conmigo en particular y trata a los demás con respeto, los apartaré y les preguntaré por qué.

“Sandra, he notado que siempre me hablas en un tono diferente al que usas con todos los demás. Me parece grosero e irrespetuoso. Estoy seguro de que no lo dices así, pero quería preguntarte si hay alguna razón o si he hecho algo que podría haberte hecho hablar conmigo de esta manera “.

A menudo, al llevar la situación a la atención de la otra persona, cambiarán su comportamiento.

Si la rudeza persiste … Cortaré ab * tch. ;sobredosis

Answer 2

Mire el trabajo que se está deshaciendo y asigne plazos y plazos para que los logre de manera realista sin ser perfeccionista. Escríbelo en un planificador. SIEMPRE tenga un planificador. Al menos un diario manual si no algo electrónico como Trello. Necesitas estar súper organizado y presentar ese enfoque súper organizado a los demás. Tome la línea de tiempo y hable honestamente con su gerente. Por ejemplo, diga ‘mr x acaba de dejar este trabajo hoy que quiere que yo transcriba d / m / y’. Luego diga “Actualmente tengo 3 prioridades que chocan dentro de la misma línea de tiempo. El blala de la señora y bla bla, el plan de manejo de escape de incendios para Tim y Miss K’s tal y tal”. Físicamente no puedo hacer las 4 tareas en este momento. De estos, ¿podría ayudarme a decidir en qué prioridad debería centrarme en el orden 1-4? Si queda claro que una persona no puede realizar las 4 tareas (por eso es necesario su agenda de tareas por tarea y fechas límite), pregunte si hay tareas que pueda delegar y ¿a quién?

Si el jefe espera que hagas todas las tareas, eres súper humano. Necesitará trabajar más tiempo que las horas regulares para hacer algo, tiene que ser una razón especial y usted necesita una compensación por ello. Ej. 1.25x paga después de cada 8 horas. Extra en weknds, por ejemplo, 1.5x cada hora los sábados y 3.5x cada hora los domingos y festivos. Y solo puede ocurrir durante una semana o dos, un par de veces al año. No todo el tiempo. Los trabajadores también tienen derechos. Si tiene demasiado trabajo, le resultará más económico a un jefe que le brinde un asistente de medio tiempo y es obvio que es un trabajo duro y no está relajado, sino que está realmente sobrecargado. Es más barato conseguirte un joven que pagar las tarifas de horas extra.

Mi supervisor siempre quiere saber si el personal es desafiado, demasiado desafiado o tiene un día lento con posibilidades de dedicarle, digamos, una hora extra de trabajo (por ejemplo, su clínica fue cancelada ese día). Y si hay tareas que podrían ser reasignadas para aliviar la sobrecarga y dar al personal un día lento. ¡Ella activamente nos pregunta esto a cada uno de nosotros diariamente! Es genial. Nos sentimos mucho mejor sabiendo que estamos recibiendo ayuda, el trabajo está hecho, no nos quedamos atrás las horas (no hemos iniciado sesión en la hoja de horas, así que no hemos pagado), no nos enfermamos ni incurrimos en lesiones laborales por exceso de trabajo y movimientos repetitivos. El estrés, la vida está sin carga. No vamos a casa por la noche pensando en la mierda que nos espera al día siguiente, ni nos despertamos mientras duermes pensando “mierda, ¡me olvidé de hacer la bla!” Ese era el camino del viejo jefe. Los otros beneficios son que todos los empleados reciben capacitación para dominar varias tareas, por lo que no tenemos “especialistas” que solo pueden hacer una cosa. Aumenta nuestro conjunto de habilidades y empleabilidad en el futuro. Prima. Las personas confían en que pueden intervenir durante una hora o más para asumir otra posición durante una emergencia, sin perder totalmente su mierda o sentirse fuera de su profundidad y tener miedo.